Prostatacancerförbundets policy för skydd och hantering av personuppgifter (GDPR)

Denna policy om skydd och hantering av personuppgifter beskriver hur Prostatacancerförbundet samlar in, lagrar och använder information om enskilda personer som besöker våra webbplatser, anmäler sig som medlem, skänker gåvor, prenumererar på vår medlemstidning, köper material via vår webbshop eller på annat sätt kontaktar Prostatacancerförbundet där uppföljande hantering från Prostatacancerförbundet krävs.

Personuppgiftspolicy

I dessa fall medger du att uppgifter samlas in och används på det sätt som beskrivs i denna policy. Du bekräftar också att du är medveten om att vi vid olika tidpunkter kan komma att ändra, justera, lägga till eller ta bort och på annat sätt uppdatera denna policy. Vi informerar dig alltid om att vår policy uppdaterats via våra olika informationskanaler, så att du kan hålla dig informerad om gällande policy, vilka typer av uppgifter vi samlar in och hur vi använder dem.

Vår policy för skydd och hantering av personuppgifter finns på våra webbplatser, samt på varje sida där personuppgifter begärs. I anslutning till sådana uppsamlingspunkter kan det i vissa fall finnas en närmare beskrivning av det ändamål för vilket personuppgifterna ska användas.

Personuppgiftsansvarig

Prostatacancerförbundet, Barks väg 14, 170 73 Solna, organisationsnummer 857209–1422, är personuppgiftsansvarig för våra register. Register används både av riksorganisationen Prostatacancerförbundet och av våra regionala-/lokala föreningar (pcf).

I medlems- och prenumerationsuppgifter sker behandlingen av både Prostatacancerförbundet och våra regionala-/lokala föreningar (pcf).

Givaruppgifter behandlas endast av Prostatacancerförbundet. De som har behörighet och tillgång till registret är personuppgiftsbiträden. Det kan förekomma att lokalföreningarna har ett eget lokalt medlemsregister och i dessa fall är lokalföreningen personuppgiftsansvarig för det.

I Prostatacancerförbundets chat behandlar vi så få personuppgifter som möjligt om dig. Det innebär att vi i normalfallet inte samlar in personuppgifter för att kunna fullgöra våra tjänster till dig. Information du uppger när du skriver i chatten lagras av Prostatacancerförbundet i syfte att förbättra tjänsten. Uppge därför inga personuppgifter där.

I de fall du önskar kontakta oss följ anvisningar på webbplatsen för mejl, tel eller besök. Vill du att vi kontaktar dig behöver vi information om förnamn, efternamn, e-postadress och i vissa fall telefonnummer till dig. Vi får inte tillgång dina personuppgifter på annat sätt än genom ditt tillhandahållande av uppgifterna till oss.

Omfattning

För att hantera vårt åtagande till dig och för att ge dig korrekt information, så sparar vi information rörande ditt eventuella medlemskap, gåvogivande, anslag till forskning/stipendier (publiceras på vår webbplats, samt i årsredovisningen), kontaktärenden med våra stödpersoner, artikelbeställningar i vår butik och prenumerationer av tidning/e-nyhetsbrev samt övrig kommunikation med oss där det förväntas återkoppling till dig från Prostatacancerförbundet eller våra webbplatser.

När vi bearbetar personuppgifter vidtar vi alltid rimliga åtgärder för att se till att dina uppgifter förblir korrekta och aktuella för de ändamål för vilka de samlades in.

Personuppgifter du lämnar använder vi för egen statistik, uppföljning och utveckling av Prostatacancerförbundets verksamhet och webbplatser samt för att kunna hantera beställda tjänster och produkter. Uppgifterna kan också komma att användas för informations- och marknadsföringsändamål.

Prostatacancerförbundet säljer eller för inte dina kontaktuppgifter vidare. Detta kan dock ske för att fullfölja vårt åtagande till dig, till exempel för att sända ut vår tidning, givarbrev eller medlemsavi. I dessa och liknande fall förs dina kontaktuppgifter vidare, men då på ett säkert sätt till samarbetspart som förbundit sin hantering av detta via ett personuppgiftsbiträdesavtal. Exempel på en sådan part kan vara ett tryckeri eller IT-leverantör.

Personuppgifter kan även komma att lämnas ut om det är nödvändigt för att tillmötesgå tillämplig lag, förordning, juridisk process eller begäran från verkställande myndighet; tillvarata Prostatacancerförbundets rättsliga intressen, eller upptäcka, förebygga eller i annat fall uppmärksamma bedrägeri, säkerhets- eller tekniska problem.

Prostatacancerförbundet ansvarar för personuppgifter som hålls i våra egna system och på våra egna webbplatser.

Delaktighet, förändringar och avregistrering

Du har rätt att ta del av de uppgifter som finns registrerade av Prostatacancerförbundet. Kontakta oss skriftligen om du vill ha ett registerutdrag med dina uppgifter, om du vill korrigera uppgifter eller om du vill veta mer om behandling av personuppgifterna i vårt register. Du har rätt att, kostnadsfritt en gång per kalenderår, erhålla ett sådant utdrag.

Förändringar i integritetspolicyn informerar Prostatacancerförbundet om via våra olika informationskanaler. Om du inte godtar förändringarna är du välkommen att kontakta oss för avslut/spärr.

Vilka personuppgifter registrerar vi?

Medlemmar

När du anmäler eller registrerar dig som medlem samtycker du till att dina personuppgifter finns med och behandlas i Prostatacancerförbundets medlemsregister. Personuppgifter vi registrerar är namn, adressuppgifter, födelsedatum, telefonnummer, mobilnummer, e-post. Bankkontonummer registreras endast för att hantera eventuell månadsbetalning av medlemskapet via autogiro.

Givare

När du anmäler att du vill skänka eller då du skänker en gåva eller lägger upp en "egen insamling", samtycker du till att personuppgifterna sparas och behandlas av Prostatacancerförbundet. Detta under förutsättning att du inte valt att skänka gåvan anonymt, vilket kan göras på vår gåvosida på internet, alternativt att du uppger det via telefon eller meddelar oss på annat sätt.

Personuppgifter vi registrerar är namn, adressuppgifter, telefonnummer, mobilnummer, e-post samt specifika uppgifter om gåvan, exempelvis skänkt belopp, betaldatum, vilken kampanj eller vilket ändamål en gåva skänktes till och liknande, samt i förekommande fall vid minnes-/högtidsgåva uppgifter om den avlidne/jubilaren och hälsningstext.

Bankkontonummer och personnummer registreras endast för att hantera eventuellt månadsgivande via autogiro.

Prenumeranter

När du anmäler att du vill prenumerera på vår tidning Prostatanytt, samtycker du till att dina personuppgifter sparas av Prostatacancerförbundet. Personuppgifter vi registrerar är namn, adressuppgifter, telefonnummer, mobilnummer, e-post och specifika uppgifter kring din prenumeration (exempelvis betalningsinformation).

Chatt

I Prostatacancerförbundets chatbot ges svar och frågor om sjukdomen prostatacancer. Information du uppger när du skriver i chatten lagras av Prostatacancerförbundet i syfte att förbättra tjänsten men är helt anonym så länge du själv inte skrivit in några personuppgifter.

I chatten vill vi behandla så få personuppgifter som möjligt. Det innebär att vi i normalfallet inte samlar in personuppgifter för att kunna fullgöra tjänsten till dig. Uppge därför inga personuppgifter i chattkonversationen.

Hur använder vi personuppgifter?

Medlem

Prostatacancerförbundet använder personuppgifterna till kallelser, avisering av medlemsavgift, utskick och hantering av vår medlemstidning, samt annan information och utskick om det som rör Prostatacancerförbundets verksamhet samt medlemserbjudanden.

Givare

Prostatacancerförbundet använder personuppgifterna för ekonomisk uppföljning, för att exempelvis kunna administrera gåvobeloppet för ändamålet. Uppgifterna används för att kunna sända uppföljande utskick för att engagera till fortsatt gåvogivande, exempelvis genom givarbrev, tackbrev, mailutskick eller andra utskick för att engagera till fortsatt stöd genom gåvogivande. Exempel på uppföljande kampanjer kan vara telemarketing för att fråga om givande via autogiro, utskick av nyhetsbrev via e-post samt, till autogirogivare, utskick av vårt medlemsmagasin. Det går alltid bra att kontakta oss för att avsäga sig utskick eller vidare kontakt om man ej önskar information kring fortsatt gåvogivande.

Prenumeranter

Prostatacancerförbundet använder personuppgifterna för att administrera och skicka ut Prostatacancerförbundets medlemstidning som distribueras av tryckeri.

Chat

Information du uppger när du skriver i Prostatacancerförbundets chatt lagras av Prostatacancerförbundet i syfte att förbättra tjänsten men är helt anonym så länge du själv inte skrivit in några personuppgifter.

I chatten vill vi behandla så få personuppgifter som möjligt. Det innebär att vi i normalfallet inte samlar in personuppgifter för att kunna fullgöra tjänsten till dig. Uppge därför inga personuppgifter i chattkonversationen.

Säkerhet

Personuppgiftsbiträden (anställda i Prostatacancerförbundet, förtroendevalda personer samt styrelseledamöter i patientföreningar) som använder våra register har fått skriva under en blankett som fastställer att personuppgifter i registret inte får lämnas ut till tredje part. Behörigheterna är personliga och uppföljning sker kontinuerligt att de som har behörighet fortfarande arbetar med registret. Om inte, så stängs behörigheten för personuppgiftsbiträdet. I de fall där vi samarbetar med exempelvis tryckeri för distribution av utskick, har vi skrivit ett Personuppgiftsbiträdesavtal, som reglerar att uppgifterna endast får användas till att fullfölja uppdraget att sända ut utskicket och att de därefter ska raderas/förstöras.

För att kunna garantera säkerhet och sekretesskydd för de personuppgifter som vi samlar in använder vi nätverk som skyddas bland annat med brandväggar av industristandard och med lösenord. Under hanteringen av dina personuppgifter vidtar vi rimliga åtgärder för att skydda uppgifterna från förlust, missbruk, otillåten åtkomst, avslöjande, ändring eller förstöring.

För chatten analyserar och utvärderar vi regelbundet, tillsammans med Devinncoo AB som levererar chatten till oss, åtgärder i syfte att skyddet för dina uppgifter ska bli så säkert som möjligt.

Lagringstid

Så länge aktivitet pågår, det vill säga att du exempelvis har ett aktivt medlemskap, skänker gåvor eller prenumererar så håller Prostatacancerförbundet dina personuppgifter uppdaterade. Efter eventuellt avslut eller inaktivitet i givande, behåller Prostatacancerförbundet dina uppgifter max två år varefter samtliga uppgifter rensas. Vi kan komma att spara uppgifterna längre om vi åläggs det enligt lag eller för att bevaka våra rättsliga intressen, till exempel om det pågår en juridisk process.

All konversation som genomförs mellan dig och vår chatbot sparas för interna analys- och statistikändamål. Personuppgifter sparas inte i chatten så länge du inte aktivt skrivit in dem som en del i din konversation.

Konversationsdata bevaras i minst ett år, men det kan bli längre om de används för att stärka säkerheten, förbättra funktionaliteten i vår tjänst eller enligt lag av juridiska skäl när uppgifterna kan behövas för att t ex fastställa, utöva och bevaka rättsliga anspråk under längre tid.

Radering av uppgifter

Du har rätt att få dina uppgifter raderade ur vårt medlemsregister och då detta anmäls till oss på e-post: kansli@prostatacancerforbundet.se eller genom att ringa 08-655 44 30. Prostatacancerförbundet genomför detta skyndsamt, med hänsyn tagen till huruvida vi behöver slutföra vissa åtgärder innan uppgifterna raderas, såsom eventuell slutfakturering, kreditering eller liknande.

Om du begär radering av dina personuppgifter, så har vi ingen möjlighet att kontrollera att du blir kontaktad i framtiden om vi exempelvis köper in adresser för ett kampanjutskick. Om du istället väljer att låta dina personuppgifter finnas kvar i vårt register, men till Prostatacancerförbundet begär att avstå all eventuell kommunikation från oss så kontrollerar vi alltid, innan kampanjutskick, mot vårt register och kan då se till att du inte får något utskick. Efter de ovan angivna två åren rensas dock uppgifterna under förutsättning att ingen aktivitet skett från din sida. Även i detta fall går det inte att förhindra att framtida köpta utskick kan komma att ske om vi exempelvis köper in adresser för en kampanj. Detta på grund av att dina uppgifter inte längre finns i vårt register att kontrollera mot.

Vill du vara helt säker på att aldrig erhålla utskick i fall som ovan, så måste du begära spärr för adresserad direktreklam. Det gör du via Swedma's hemsida. Denna spärrtjänst är en extern tjänst som tillhandahålls genom Swedma och ligger utanför Prostatacancerförbundets kontroll. Prostatacancerförbundet förbinder sig att alltid kontrollera köpta kampanjer mot detta spärregister, för att du inte ska erhålla utskick om du valt att spärra mot det. Spärren mot adresserad direktreklam spärrar då all form av adresserad direktreklam från alla företag och organisationer, inte enbart Prostatacancerförbundet.

Användning av cookies

På denna sida kan du läsa mer om användning av cookies.

Länkar till andra webbplatser

Denna policy för skydd och hantering av personuppgifter gäller endast för Prostatacancerförbundet och våra webbplatser och inte för webbplatser som ägs av tredje part. Vi kan komma att tillhandahålla länkar till andra webbplatser som vi tror kan vara av intresse för våra besökare. Vår målsättning är att dessa webbplatser ska hålla en hög standard. På grund av Internets speciella karaktär ansvarar vi dock inte för de standarder för skydd av personuppgifter som gäller för webbplatser vi har länkar till och vi kan inte heller ansvara för innehållet på några andra webbplatser än Prostatacancerförbundets egna. Denna policy för skydd och hantering av personuppgifter är inte avsedd att gälla för några länkade webbplatser som inte är Prostatacancerförbundets webbplats.