Policydokument

POLICYDOKUMENT för Jämtgubben

Fastställt vid styrelsemöte 2017-02-06                       

 EKONOMI

 Stipendiefonden

Stipendiefonden består av medel insatta av de företag som Jämtgubben slutit avtal med.

Medlen i fonden kan användas till stipendier för utbildning och kompetensutveckling hos personalen vid Östersunds sjukhus urologiavdelning och uroterapimottagning. Medlen kan även användas för att stödja forskning med särskild inriktning på prostatacancer. Efter förslag från Jämtgubbens styrelse kan fonden även i vissa fall användas till utrustning för urologi och information till allmänheten om prostatacancer samt för kompetensutveckling av Jämtgubbens styrelse.

Kring fonden samarbetar Jämtgubben med Jämtlands Cancer och omvårdnadsfond varvid vi kan nyttja deras ”90-konto”. För ”90-konton” gäller att minst 75 % av medlen används till de syften som anges för fonden. Jämtgubben har därutöver beslutat att alla stipendiefondens tillgångar används för ovan angivna syften och att minst 65 % ska användas till kompetensutveckling av personal enligt ovan. Resterande 35 % fördelas på ovanstående syften efter beslut i styrelsen.

Beslut om användande av medel från stipendiefonden beslutas av Jämtgubbens styrelse efter beredning av en särskild arbetsgrupp.

Personalen vid de företag som stödjer stipendiefonden bjuds in till de medlemsmöten Jämtgubben arrangerar. Därutöver besöker styrelsen företagen på deras villkor när det passar dem.

Övriga gåvor till Jämtgubben

Dessa intäkter används för att utveckla medlemsmöten ute i länet samt finansiering av medverkanden.

Föreningens löpande verksamhet

Intäkterna från medlemsavgifter och anslag från regionen används i första hand för att finansiera den löpande verksamheten inklusive årsmöten och styrelseutbildningar.

Representation/ Alkohol

Föreningens ordförande eller den som agerar i dennes ställe har mandatet att bjuda på lunch/affärslunch vid företagskontakter, engagerande av föreläsare och liknande kontakter.

I samband med styrelsemiddagar och liknande så står föreningen för 2 glas vin alternativt 2 öl per person. Ingen starksprit serveras på föreningens bekostnad.

Mutor, jäv och attest.

En förtroendevald i Jämtgubben får aldrig missbruka sin ställning. Styrelseledamot som är jävig får inte delta i beslut, vilket ska noteras i protokoll. Ingen ledamot får attestera sina egna och/eller närståendes räkningar. Ordföranden attesterar samtliga räkningar till föreningen med undantag av sina egna. Ordförandens räkningar attesteras av vice ordförande. 

Sponsring 

Föreningen ser inget problem att låta företag sponsra medlemsmöten, årsmöten eller andra aktiviteter då vi inte bedömer att föreningen eller dess styrelse kan hamna i beroendeställning gentemot sponsorn och vi ser ingen risk för personliga vinningar för styrelsemedlemmarna.

Profilkläder/Profilprylar

Föreningen tillhandahåller profilkläder till styrelsemedlemmarna utan kostnad.

Föreningen skall ha ett lager med profilprylar, litteratur och "give aways" till ett inköpsvärde om högst 10 000 kronor. 

Resor

Ersättning betalas ut enligt de statliga normerna mot reseräkning. För resa med egen bil utgår ersättning motsvarande det statliga skattefria beloppet, f.n. 18,50 kr.

En jämförelse mellan kostnad/tid för flyg/tåg görs vid längre resor, styrelsen fattar beslut om resesätt. 

STYRELSEARBETE

Arbetsordning för styrelsen

Grundläggande bestämmelser för verksamhet och organisation finns i föreningens stadgar, antagna 2003-03-20, ändrade 2016-04-06.

Styrelsen tar gemensamt fram en verksamhetsplan inför varje verksamhetsår. Arbetsordning och policydokument tas årligen upp.

Styrelsen sammanträder minst åtta gånger per år och minst två medlemsmöten arrangeras.

Vid varje styrelsemöte ska följande ärenden tas upp till behandling:

  • genomgång och godkännande av föregående mötesprotokoll
  • rapport avseende verksamhetsläget, framtidsutsikter och ekonomiskt resultat
  • rapporter från arbetsgrupper
  • övriga frågor som ska underställas styrelsen för beslut

Kallelse, dagordning och underlag ska skickas ut till styrelsen senast sju dagar före utsatt mötestid.

Vid varje sammanträde ska protokoll föras som undertecknas av ordförande och den ledamot som utses till det.

Protokoll och övriga sammanträdeshandlingar sänds till styrelsens ordinarie ledamöter, ersättare och revisorer. En sammanfattning av besluten som berör medlemmarna publiceras på hemsidan som ”Styrelsenytt”.

Styrelsen har rätt att till styrelsemöten adjungera person för viss uppgift eller med särskild kompetens. 

Arkivplan 

Föreningens arkiv ska förvaras hos Föreningsarkivet, FAJ, och följa de anvisningar FAJ utfärdar för föreningar.

Arbetsgrupper

Följande arbetsgrupper föreslås för 2017, med en sammankallande per grupp

Ekonomigrupp - med Sture Näslund som sammankallande. Budget, uppföljning, prognoser, kontoplan,

Informationsgrupp - med Kjell Wåglin som sammankallande. Utveckla medlemsregister, hemsida, informationsmaterial,

Externa aktiviteter - med Sture Gissler som sammankallande. Snackcaféer – uppsökande verksamhet i länets kommuner, sjukhusfoajén, ICA Maxi, Folkhälsokonferens, Expo Norr,

Samverkan med näringslivet - med Sven-Bertil Bengtsson som sammankallande. Sponsring av utbildning, sponsring av medlemsaktiviteter,

Öppet tider för kontoret

Onsdagsöppet på kontoret 18.00-19.30 under tiden 15/1-31/5 samt 6/9-15/12. Kontorets öppettider och aktiviteter utvärderas kontinuerligt.

 

Lokalansvarig: Lars Sjödin